En studie genomförd av World Commerce & Contracting (Worldcc), visar att dåliga avtal i snitt kostar organisationer så mycket som 9,2%* av omsättningen på ett år. Utifrån vår egen erfarenhet upplever många organisationer att hanteringen av avtal i många fall är krånglig och tidskrävande. Det finns ofta heller ingen klar samlad lagring, gemensam process för skapande av avtal eller en tydlig ansvarsfördelning i organisationen.
Trots den stora potentialen gällande kostnadsbesparingar och effektivisering inom området är det fortfarande enbart ett fåtal organisationer och myndigheter som har en tydlig struktur för sitt arbete med avtal. Tillsammans med CANEA erbjuder vi därför nu även tjänster inom contract management för att hjälpa er hela vägen i arbetet med ert avtalsflöde.
- Optimera era avtalsflöden
Avtalshantering och avtalsflödesoptimering kan vara både komplicerat och tidskrävande. Att processer och ansvarsfördelning inom området även det i många fall är otydligt i majoriteten av verksamheter gör inte saken lättare. För att lyckas med contract management krävs mer än enbart en klar mappstruktur i arbetet gällande avtalshantering – det krävs ett optimerat avtalsflöde.
Innebörd och utmaning
Vad är contract management?
Uttrycket contract management syftar till hur en organisation hanterar och processar sina avtal. Detta inkluderar allt ifrån skapandet av avtal, lagring, analyser av nuvarande avtalsflöden, bedömning av eventuella flaskhalsar, samt de risker och svagheter, men också styrkor som finns i hanteringsprocessen. Contract management hanteras ibland genom diverse system för avtalshantering, och i andra fall i rena mappstrukturer på servrar.
Vilka är de vanligaste utmaningarna?
World Commerce & Contracting (Worldcc)*, ett internationellt samverkansorgan inom contract management, uppskattar idag att det finns en genomsnittlig besparingspotential på 9,2% av omsättningen. Ett genomsnitt som speglar en blandning av bolag och inte enbart de mer avtalstyngda. Att hanteringen och flöden för avtal tar tid och ofta är av komplex karaktär är något som många kan vara beredda att hålla med om.
De vanligaste utmaningarna vi ser innefattar:
- Skapandet av avtal är tidskrävande
- Fokus i hanteringen av avtal hamnar på fel saker
- Det finns svårigheter i att tolka avtal
- Riskbedömning är i många fall svårbedömd
- Förvaringen av avtal är inte konsekvent
- Avtalsflöden är ofta komplexa och ansvar otydliga
Lösning
Fokus på arbetsflöden och effektivisering
För att skapa ett fungerande arbetssätt för contract management krävs ett antal åtgärder. Till att börja med krävs en förståelse för nuläget. Att därför börja arbetet med analyser av nuvarande avtalsflöden, eventuella existerande flaskhalsar, risker samt styrkor och svagheter i dagens hantering ger er en bättre uppfattning kring er situation. Med detta som grund kan sedan verktyg och lösningar för att effektivisera avtalsflödet implementeras.
Direkta och indirekta nyttor
Med en effektivare och lättförståelig avtalsflödesoptimering underlättar ni inte enbart för medarbetarna som direkt berörs av arbetet i form av tidsbesparingar, kortare ledtider, säkrare avtal och en klar struktur, utan lägger också grunden för betydande kostnadsbesparingar. Avtalsflödet är idag något som företag och myndigheter i många fall missar att analyser och förbättra. Det finns därför stor potential för effektivisering och diverse förbättringsåtgärder som kan göra stor skillnad.
Att fokusera på enkelhet är något som vi tillsamans med CANEA tar med oss i projekt inom contract management. Då lösningen ofta är närmare än vad många tror. Genom bland annat intervjuer, risk-, nuläges- och avtalsanalyser, samt workshops lägger vi grunden för ett lyckat arbetssätt. Att få klarhet i följande områden är därför av stor vikt:
- Hur lagras avtalen i organisationen idag?
- Vem har ansvaret för avtalen?
- Vilka nyckelpersoner kan tolka avtalen?
- Vilka risker finns i dagens hantering?
- Hur kan nuvarande avtalsflöde optimeras?
Vi hjälper er hela vägen i mål
SKYE samarbetar idag med CANEA för att optimera era avtalsflöden. Med vår kompetens inom operationell contractshantering, legal tech och design, avtalsjuridik, samt visualisering av legala flöden i kombination med vår samarbetspartners erfarenheter inom verksamhetsutveckling, processoptimering, ärendehantering, riskbedömning, och förändringsledning kan vi ge er verktygen för att effektivisera ert arbete med contract management och nå betydande besparingar i er verksamhet.
